시작: 수십 년째 엑셀과 종이 양식으로 돌아가던 회사
지금 TradeDesk를 실사용 중인 저희 고객사는 수입·유통 거래를 하는 회사입니다. 견적서, 발주서, 청구서, 거래명세서 — 거래 단계마다 필요한 문서를 각각 별도의 엑셀 파일과 양식으로 관리하고, 매입·매출에 따른 재고 수량과 원가는 사람이 직접 시트를 갱신하며 맞춰왔습니다. 수십 년간 이어져 온 익숙한 방식이지만, 거래처와 품목이 늘어날수록 문서 사이의 숫자를 손으로 맞추는 일 자체가 점점 큰 부담이 되고 있었습니다.
엑셀에서 진짜 안 되는 것
엑셀 자체가 문제는 아니었습니다. 문제는 문서 하나하나는 기록할 수 있어도, 그 문서들 사이의 관계는 사람이 매번 머릿속으로 대조해야 한다는 점이었습니다.
- 부분 배송 추적: 발주서 한 건이 여러 번에 걸쳐 나뉘어 입고되거나, 고객 발주서가 여러 거래명세서로 나뉘어 나갈 때 — 지금까지 얼마가 들어왔고 얼마가 남았는지는 여러 시트를 일일이 대조해야 알 수 있었습니다.
- 재고 부족을 늦게 아는 문제: 정해둔 최소 재고 수량 밑으로 떨어지는 것은 그나마 확인할 수 있어도, 지금 열려 있는 고객 발주서들이 실제로 얼마나 재고를 필요로 하는지는 별도로 계산해야만 알 수 있는 숫자였습니다.
- 환율 수기 입력: 문서를 작성할 때마다 그날 환율을 따로 찾아 셀에 입력해야 했고, 입력을 깜빡하면 원가와 손익이 그대로 틀어졌습니다.
- 손익 집계 지연: 매출과 원가를 각각 다른 시트에서 관리하다 보니, 특정 거래처나 품목의 손익을 확인하려면 그때그때 수식을 다시 짜야 했습니다.
TradeDesk로 옮기며 달라진 것
TradeDesk에서 이 회사가 가장 먼저 체감한 변화는 새 시스템에 데이터를 입력한다는 것보다, 지금까지 머릿속으로 대조하던 작업을 시스템이 대신 계산해서 보여준다는 점이었습니다.
- 부분 배송 자동 집계: 발주서 하나에 대해 여러 청구서가 나눠서 들어와도, 품목별로 얼마가 들어왔고 얼마가 남았는지 자동으로 합산됩니다. 고객 발주서와 거래명세서도 마찬가지로, 더 들어올 물량이 없으면 클릭 한 번으로 마감 처리합니다.
- 두 갈래의 재고 부족 경고: 정해둔 적정 재고 수량 밑으로 떨어진 품목뿐 아니라, 지금 열려 있는 모든 고객 발주서의 실제 수요를 합산해 현재고와 비교하는 경고가 따로 뜹니다. 정적인 최소 수량 기준으로는 안 보이던 부족분이 실제 주문을 기준으로 먼저 드러납니다.
- 기한별 "할 일" 대시보드: 발주서 납품 지연, 미지급 청구서, 고객 발주서 납품 지연, 미배송 거래명세서가 지남·오늘·이번 주·이번 달로 나뉘어 한 화면에 모입니다. 클릭하면 바로 해당 문서로 이동해 처리할 수 있습니다.
- 환율 자동 반영: 문서를 작성할 때 그날의 환율 스냅샷이 자동으로 채워지고, 직접 수정한 값은 덮어쓰지 않습니다. 매번 환율을 찾아 입력하던 단계가 사라졌습니다.
- 주문 단위 실시간 손익: 매출원가·배송비·기타비용을 반영한 순이익이 주문마다 자동으로 계산되고, 거래처별·품목별 손익과 월별 추이, 전기간 대비 증감률이 대시보드에 바로 나타납니다. 예전처럼 수식을 다시 짜지 않아도 됩니다.
- 재고 원장: 입고·출고·조정 하나하나가 어떤 문서에서 발생했는지, 그 시점의 원가가 얼마였는지(USD·KRW 동시 기록) 남아, 재고 원가를 가중평균으로 추적할 수 있습니다.
수십 년을 엑셀로 관리해 온 입장에서 가장 낯설게 느껴진 부분은 기능의 많고 적음이 아니라, 매일 아침 여러 시트를 열어 직접 맞춰보던 일을 시스템이 먼저 알려준다는 감각이었습니다. 재고가 부족해질 걸 알아서, 어떤 발주서가 아직 부족한지 알아서, 이번 달 손익이 어떻게 되고 있는지 알아서 — 확인하러 가지 않아도 눈앞에 있는 것이 익숙한 방식과 가장 크게 다른 지점이었습니다.
실사용 피드백이 곧 기능이 되는 개발
TradeDesk에 지금 들어 있는 기능 대부분은 실제로 이 시스템을 매일 쓰는 고객이 업무 중에 보내준 개선 의견에서 시작됐습니다. 부분 배송을 어떻게 집계할지, 재고 경고를 어떤 기준으로 띄울지, 손익을 어느 단위로 쪼개 보여줄지 같은 디테일은 저희가 미리 설계한 사양이 아니라, 그 업무를 실제로 하는 사람이 매일 부딪힌 지점에서 나온 요청이었습니다. 처음부터 완성된 제품을 내놓기보다, 실사용 고객의 피드백을 반영하며 다듬어가는 방식으로 계속 만들어지고 있는 제품입니다.
마치며
엑셀과 종이 양식으로 매입·매출과 재고를 관리하고 계신다면, 문제는 엑셀 자체가 아니라 문서와 재고가 서로 연결되지 않는다는 점일 가능성이 큽니다. 지금 쓰고 계신 견적서· 발주서·거래명세서·청구서 양식을 그대로 보여주시면, 어떤 흐름을 TradeDesk 위에서 그대로 이어갈 수 있는지 함께 확인해 드립니다.
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